办公自动化管理系统是我公司在总结多年来在办公自动化领域中的开发经验、实施经验及项目经验的基础上推出的一套现代化办公的通用软件产品。以服务为主旨、以现代化办公和全面信息服务为目标,综合提炼客户的需求,从客户的办公习惯和思路出发,提供良好的交互界面和应用平台。办公自动化管理系统是一个将现代办公思想和计算机、网络、通讯、多媒体等技术高度集成化,以达到提高办公效率、解决企业信息交流和大规模协同工作,并为企业领导和管理者提供有力的决策支持等目的。办公自动化管理系统是企业办公过程全面的信息解决方案。

1.系统思想

遍布全球的现代化企业决定着我们这个时代经济、政治与文化的发展。而企业的管理观念、方式和手段无疑会极大地影响企业的效率和效益。现代化的管理离不开计算机,而几乎所有的计算机办公软件都冠以"办公自动化"的名字。然而,越来越多的有识之士在企业向更大、更高规模发展的道路上,感到了这个概念正在渐渐成为企业发展的约束。管理是约束还是为"人"服务?工作中起根本作用的是计算机还是人?办公软件是目的还是手段?――易维公司提出:办公并不需要自动化,办公也无法自动化;办公仅需要计算机在沟通、协调、控制上提供辅助手段。

(一) 办公与OA

什么是办公?――这是个最基本的问题。我们认为:办公就是管理。管理的概念,应该是为"人"服务,是为了更高效地给办公者提供一切必要的信息和手段,而不是约束。计算机的所有功能其终极目的都应该是令使用者得到信息,得到便利。而办公自动化软件就是实现这目的的手段。什么是OA?――对OA,传统的解释认为OA是办公自动化:"Office Automation"。但是我们认为从更深一层的角度来讲,OA应该是办公管理:"Office Administration"。办公不是一个机械的过程--机械过程需要自动化,也能够自动化;而办公是管理,是以人为核心的管理--管理不需要自动化,也无法自动化。办公就是管理,管理的核心是人,所以提高办公效率不能依靠自动化,而应提高人的主观能动性。OA应该为人们在办公管理的过程中提供沟通、协调、控制的辅助手段,实现管理规范化,即业务规范化和信息规范化。

(二) 3C―沟通、协调、控制

· 沟通(Communication)

沟通是员工之间协同工作的基础,良好的交流环境和灵活的交流手段可以使员工之间方便的进行工作交流和问题讨论。

· 协调(Coordination)

· 控制(Control)

控制是工作圆满完成的指导和保证,完善的监督控制手段可以使领导能够全面了解各项工作的进展情况,控制各项工作的进度和质量,保证工作圆满完成。

(三) 目标

办公自动化管理系统的目标是3C,即为沟通、协调和控制,提供有效手段,使企业/单位能够良好、高效、低成本的运行。内部各员工之间灵活的相互交流,方便的协同工作,以及领导对各项工作的监督和控制。

同时,通过办公自动化管理系统,将有利于管理规范化和服务全面化。管理规范化包括业务规范化和信息规范化。通过3C,将在管理上优化办公过程、优化信息结构,即帮助实现管理的规范化。管理的规范化包括业务规范化和信息规范化。通过业务规范化,将帮助改造和完善现在正渴望吸取科学管理思想的办公管理业务及其流程;通过信息规范化,将提出更多、更新的信息需求,并帮助归纳信息、减少信息的重复和不一致。通过加强交流,将为单位内部和外部(包括客户)提供更多的服务。主要包括三个方面:内部信息服务、内部信息对外服务、获取外部信息服务。同时,这种信息与服务的交流并不只限于单位内部,通过加强与其他单位或企业的交流与协作,将获得越来越多的信息与服务,良性循环将使所有人获得收益。

2.系统特点

· 全面支持浏览器应用

客户端全面支持浏览器,用户可以通过浏览器得到各种信息服务,极大地适应了用户在不同环境和条件下的使用需求。

· 完善的安全机制

提供口令验证、加密、权限控制、电子签名等安全机制,可以将数据访问及读写权限控制到每一个操作对象(如:数据库、文档、视图、表单、域等),给每一个用户分配相应的工作权限。

· 与系统平台、数据库平台保持无关性

可运行在几乎任何操作系统平台上,对于不同厂家和版本的操作系统都有很好的支持,方便的接口工具可与各种类型的数据库进行数据交换。

· 对象存储,全文检索

基于文档型数据库平台的客户/服务器结构,对非结构化信息的管理具有很强的能力,完善解决全文检索、文件版本管理、不同格式电子文档、文档长度限制等问题。

· 支持多协议电子邮件

为每一个用户建立自己的电子邮件信箱,并且可以与其它常见的邮件机制很好的集成,方便用户与外界的交流与协作。

· 灵活的设置,良好的适应性

在总体设计时充分考虑系统的灵活适应性和可扩充性,使系统可以适应不同机构之间办公工作上的差别。系统还特别考虑了企业在发展过程中所发生的部门机构调整、需求变动等情况,使系统具有良好的可扩展性。

3.技术框架

知识库:支撑办公系统及其他信息系统的信息资源。

应用构件:一个可以独立存在、并可以组装的办公应用。

功能构件:一个可以独立存在、并可以组装的办公功能。

中间件:实现特定功能的基础元素。

信息通道:将用户待处理或已处理的信息加工,并送到相应的应用构件。

用户工作平台:用户完成信息处理和查看的个人环境。

4.系统功能

办公自动化管理系统的功能包括:

· 通讯系统:包括,单位通知、收发邮件、系统内部消息、通讯簿以及个人设置(绑定个人邮箱、密码、系统提醒等)。

· 日常工作管理:用户可以设置自己的日程、计划安排,以及书写工作日志、工作汇报,还有会议模块,用户可以发起会议并可以以短信或者邮件的形式通知出席人,还可以打印签到表,编写会议纪要等。

· 工作流程管理:包括,流程设置(用户可以自己设计表单以及流程)、印章管理。

· 公文管理:管理单位收发的公文,可以邮件转发以及存档。

· 文档管理:包括单位公共文档以及个人文档。用户可以自己设置文件夹、在线或者本地上传文档并支持在线编辑,这里还有回收站以保留用户不小心删除的文档。类似于目前比较流行的网盘。

· 组织机构:这里是单位的具体组织情况,以单位而定。

· 项目管理:在这里可以查看项目的进度信息、查询报表以及合同信息。

·系统管理:用户可以在这里设置用户角色、系统日志、红头文件、系统菜单以及设置文件格式等。

4-1 办公管理

"办公管理"是办公信息系统中最主要的组成部分。系统具有很强的适应能力和灵活性,如:公文流程、角色的定义,痕迹的保留;签报流程、模板的定义;档案资料全面灵活的管理;会议管理对多会议室、多议程、多时间段的支持;对信访的登记、分发和跟踪;对车辆、图书、办公设备、固定资产等资源的维护和利用。另外,利用办公管理中的某些业务模型,可以实现更多的功能,例如:办公室秘书处的机要文件管理,文书档案处的收发室管理,办公设备、图书、固定资产、基建房产的管理,等等。

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